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O eSocial, pela necessidade de fornecimento de informações corretas, neste artigo advogada revela três passos para evitar erros de preenchimento.
E no atual cenário econômico brasileiro, é notória a tendência da Administração em estabelecer meios de troca de informações, principalmente as de cunho fiscal, para aumento da arrecadação tributária, nas esferas federal, estadual e municipal.
Tal fato pode ser observado na transparência das informações prestadas no eSocial.
Então, a legislação impõe o preenchimento para as empresas, que não terão outra forma de envio das citadas informações.
O motivo deste artigo é esclarecer as referidas empresas sobre a importância de efetuarem preenchimento completo e correto das informações sobre processos administrativos e judiciais no eSocial.
Passa-se, então a análise de alguns questionamentos.
VAMOS FALAR UM POUCO SOBRE O ESOCIAL
Instituído pelo Decreto nº 8373/2014, corresponde ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, constituindo instrumento de unificação da prestação de informações referentes à escrituração das obrigações referidas.
A intenção primordial da Administração Pública é padronizar a transmissão, a validação, o armazenamento e a distribuição destas informações em âmbito de: Secretaria da Receita Federal do Brasil, Ministério do Trabalho e Emprego, INSS, e Caixa Econômica Federal.
EM QUE CONSISTE O ESOCIAL?
Como dito acima, o eSocial é um sistema de escrituração digital pelo qual as empresas empregadoras informam, unificadamente neste sistema, ao Governo, dados referentes a vínculos dos trabalhadores, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.
PARA QUE SERVE O ESOCIAL?
Através destas informações, os órgãos que compõem o eSocial podem controlar as obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias relativas à contratação e uso de mão de obra com ou sem vínculo empregatício, além das oriundas de processos administrativos e judiciais.
QUEM DEVE PREEENCHER O ESOCIAL?
Todas as empresas estão obrigadas ao seu preenchimento, incluindo as microempresas e empresas de pequeno porte, além do MEI (microempreendedor individual), sendo, no caso deste último, feito em sistema simplificado, compatível com as suas especificidades.
A própria legislação prevê este tratamento diferenciado para ele.
O microempreendedor individual permanece usando o SIMEI, que é um sistema de pagamento de tributos unificados, em valores fixos mensais, não sendo prevista qualquer forma de mudança.
Todavia, o eSocial não corresponde a um regime tributário diferenciado para empresas.
E também são incluídos nesta obrigação as pessoas equiparadas a empregador, desde que admitam trabalhadores como empregados.
Um exemplo das citadas pessoas é o profissional intelectual, mesmo que o regime a que se encontra submetido seja o civil e não o empresarial.
A obrigatoriedade do uso do eSocial para os empregadores sujeita-se à Resolução de seu Comitê Gestor, como determina o Decreto 8373/2014, que fixa o cronograma de implantação e transmissão das informações por esse sistema.
TRANSMISSÃO DE INFORMAÇÕES
A transmissão de informações se dá eletronicamente, no sítio do eSocial.
O acesso pode ser feito através do link “Acesse o eSocial”, disponível no portal do ESOCIAL, mediante código de acesso ou certificado digital. A adesão se faz pelo registro no sistema.
Todas as informações são protegidas por sigilo.
QUAL O RESULTADO DA TRANSMISSÃO DE INFORMAÇÕES?
As informações transmitidas via sistema permitem a redução da burocracia para as empresas, antes obrigadas ao adimplemento das obrigações acessórias mediante preenchimento de vários formulários e declarações, separadamente para cada órgão.
O uso do sistema correspondente ao eSocial racionaliza e simplifica o cumprimento das referidas obrigações, afastando a repetição e melhorando a qualidade das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias prestadas.
Então a redução de erros e a transparência dos dados também resultam da transmissão via sistema único.
Ressalta-se que o novo sistema de registro, organizado pelo Governo Federal, para facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores, o eSocial empresarial visa diminuir custos administrativos e empresariais, além de reduzir tempo do setor contábil das empresas na hora de executar quinze obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
Os dados fornecidos pelas empresas e coletados através do eSocial ficam registrados em um banco de dados único, administrado pelo Governo Federal.
As empresas enviam as informações periodicamente, através do sistema digital, para a plataforma do eSocial, o Governo Federal confere e armazena os dados, simplificando o cumprimento de obrigações acessórias.
QUAIS ÓRGÃOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA RECEBEM ESTAS INFORMAÇÕES?
O sistema une os seguintes órgãos e entes do governo federal: Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Ministério do Trabalho – MTb.
As informações são recebidas por eles e permitem a visualização da situação trabalhista, previdenciária e tributária das empresas.
Observe-se que o eSocial integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), programa que informatiza os dados do contribuinte na esfera da Receita Federal do Brasil.
QUAL O CRONOGRAMA DE ENVIO DAS INFORMAÇÕES PELO ESOCIAL?
A Resolução nº 02/2016 do Comitê Diretivo do eSocial, publicada no dia 31/08/2016 no Diário Oficial da União, determina que a implantação do sistema ocorre em duas etapas:
- A partir de 1º de janeiro de 2018: obrigatoriedade de uso do eSocial Empresas para os empregadores e contribuintes com faturamento apurado, no ano de 2016, superior a R$ 78 milhões;
- A partir de 1º de julho de 2018, a obrigatoriedade será expandida aos demais empregadores e contribuintes, independentemente do valor de faturamento anual.
O SEBRAE, no artigo “ESocial para Pequenas Empresas”, disponível em: http://www.agenciasebrae.com.br/sites/v/index.jsp?vgnextoid=3a594f6b81734610VgnVCM1000004c00210aRCRD&vgnextfmt=default, acesso em 02/07/2018, expõe uma tabela que deixa claro este cronograma.
OBRIGAÇÕES ENVIADAS ATRAVÉS DO ESOCIAL
QUAIS SÃO AS QUINZE OBRIGAÇÕES FISCAIS, TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRAS QUE O ESOCIAL PERMITE O ENVIO?
As informações contidas nas seguintes obrigações podem ser enviadas pelo eSocial:
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (visa controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT);
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
- LRE – Livro de Registro de Empregados;
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CD – Comunicação de Dispensa;
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
- Folha de pagamento;
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
- GPS – Guia da Previdência Social.
BENEFÍCIOS DO ESOCIAL
QUAL O BENEFÍCIO DO ESOCIAL PARA O TRABALHADOR E PARA A SOCIEDADE?
A reunião de todas as informações trabalhistas e previdenciárias em um único sistema permite ao trabalhador controlar melhor as referentes ao contrato e vínculo de trabalho, principalmente as relativas aos pagamentos a ele efetuados, além das correspondentes à sua condição de trabalho, como por exemplo, as características do local onde realiza suas atividades e os tipos de riscos aos quais está submetido.
É bom para o trabalhador, seja ele celetista, estatutário, autônomo, etc., que passa a ter no eSocial um aliado para controlar as informações de seu interesse, como dito no parágrafo anterior.
A correção das informações passadas também afetam os empregados à medida que lhes transmitem segurança quanto às suas próprias informações junto à Previdência Social para futuro requerimento de aposentadoria.
O acesso às informações permite análise de correção do CNIS do trabalhador.
Tal sistema permite uma melhor concessão de benefícios pelo INSS ao trabalhador, já que reúne informações referentes a ele e a seu local de trabalho e proporciona o adimplemento de políticas públicas para o setor previdenciário, a quais podem trazer benefícios para toda a sociedade também.
HÁ BENEFÍCIOS DO ESOCIAL PARA EMPRESAS?
Sim há, e são os mais variados.
As empresas podem se beneficiar com a desburocratização do sistema, que diminui erros, custos e tempo na entrega das obrigações, focada em uma única operação.
Verifica-se a diminuição dos erros de cálculo de tributos e aumento da segurança jurídica para empresas em conformidade com a legislação.
Certo é que quanto menores os erros referentes a tributos, menores serão as ocorrências de autuações fiscais.
O sistema também facilita registro de trabalhadores, reunião de informações sobre processos administrativos e judiciais, além de acesso imediato aos dados pelos órgãos componentes dele.
O eSocial descomplica a expedição de certidões tributárias, justamente por reunir as informações contidas em processos administrativos das empresas.
Tal fato permite às empresas realizarem melhor controle tributário, facilitando a gestão dos tributos aos quais estão submetidas.
Neste contexto a recuperação de créditos tributários pode ser bem interessante para as empresas, mormente porque a compensação é facilitada.
Há outros benefícios como a maior celeridade na concessão de compensação de tributos recolhidos indevidamente pelos órgãos que os administram, emissão imediata de certidão negativa de débito em razão da transparência fiscal, prevenção de futuros processos trabalhistas, dada garantia de direitos aos empregados e trabalhadores, prevenção de erros no recolhimento tributário, etc.
ASPECTOS DE PREENCHIMENTO
É primordial ter atenção ao preenchimento.
POR QUE AS EMPRESAS DEVEM ESTAR ATENTAS AO CORRETO PREENCHIMENTO DA TABELA DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS/JUDICIAIS DO ESOCIAL?
Ocorre que, entre as informações a serem descritas estão as referentes aos processos administrativos e judiciais que constituem eventos constantes em tabela de preenchimento feito pelo empregador, responsável pelo conjunto destas informações que, por sua vez, validará os eventos não periódicos e periódicos, sendo obrigatória a transmissão antecipada destes eventos.
E a intenção do Governo em diminuir a sonegação fiscal não pode ser ignorada pelas empresas, já que tem acesso às informações enviadas através do sistema.
É por isso que erros no preenchimento da tabela de processos administrativos/judiciais do eSocial podem ocasionar autuação fiscal para as empresas.
TRÊS PASSOS PARA EVITAR ERROS
É importante a empresa estar atenta aos aspectos jurídicos do preenchimento.
Primeiramente, identificar previamente os processos administrativos e judiciais em que sejam partes o empregador-contribuinte e algum dos órgãos participantes do e-Social, caso existam.
Feita a identificação, analisar o estado de tramitação em que se encontram.
Então, anotar os indicativos de decisão para preencher corretamente os dados no sistema.
Esses são os três passos básicos para evitar error de preenchimento do eSocial.
A importância está no fato de que todo processo, seja judicial ou administrativo, tem seu trâmite e conjunto de atos e decisões, informações que podem ser necessárias quando do preenchimento no sistema.
Ocorre que a existência de apoio técnico jurídico especializado pode facilitar o preenchimento do eSocial, principalmente quanto aos dados jurídicos oriundos de processos judiciais ou administrativos.
O uso de um roteiro também ajuda na organização jurídica para um preenchimento mais seguro em termos de prevenção de problemas com o fisco.
QUAIS AS CONSEQUÊNCIAS FISCAIS DOS ERROS?
É indispensável a adoção de uma postura que possa evitar dificuldades fiscais, não se podendo ignorar a existência da transparência das informações prestadas ao fisco.
Caso já exista algum problema com autoridade fiscal, o requerimento administrativo fiscal pode ser um meio para solucionar, saiba mais sobre ele lendo o artigo “Problemas Tributários: Como Solucionar”, presente em: https://rmsolucoesjuridicas.com.br/problemas-tributarios-como-solucionar/.
Também é recomendável às empresas realizarem um controle jurídico, principalmente para efetivar uma gestão tributária eficaz.
A facilitação na obtenção de certidões negativas de débito tributário depende da correção das informações fornecidas através do sistema.
Adicione-se que informações erroneamente registradas podem influenciar no cálculo dos tributos e gerar imediata fiscalização na empresa, visando coibir possibilidade de fraudes e recolhimentos errôneos.
Erros também podem gerar notificação de débito, inscrição em dívida ativa para cobrança mediante execução fiscal e imposição de sanções fiscais.
Acrescente-se que, o advento da Lei nº 13.606/2018 permitiu ao fisco tornar bens e direitos do contribuinte indisponíveis, independentemente de prévia autorização judicial, caso o valor inscrito em dívida ativa não seja pago em cinco dias a contar da notificação para tal.
E tal lei vai além, permite o lançamento do nome do contribuinte em cadastros destinados a consumidores, como o SPC, o SERASA, etc.
PORQUE USAR UM ROTEIRO É IMPORTANTE
Há condutas do fisco que podem requerer discussão judicial, caso sejam realizadas.
Então, planejamento é essencial.
Não se pode esquecer, também, que, além do acima disposto, pode ser realizada inscrição da empresa devedora no CADIN (cadastro Informativo de créditos não quitados do setor público federal) pelo não pagamento de obrigações pecuniárias vencidas a órgãos e entidades da Administração Pública Federal, direta e indireta.
E tais entes sempre consultam o CADIN para atividades como: efetivação de operações de crédito que envolvam o uso de recursos públicos, concessão de incentivos fiscais e financeiros, celebração de convênios, acordos, ajustes ou contratos que englobem desembolso, a qualquer título, de recursos públicos, e respectivos aditamentos.
Mas estes são aspectos tributários do preenchimento e que podem afetar a situação fiscal de uma empresa.
Porque há de se considerar que o fisco sempre pode analisar as informações e efetuar a fiscalização.
Muitos contribuintes estão utilizando formas de organizar o preenchimento do eSocial para evitar problemas com o fisco e, você, vai ficar de fora?
Ao preencher o sistema atente que o uso de um roteiro para organizar os aspectos jurídicos pode fazer toda a diferença em termos de prevenção destes problemas.
CONCLUSÃO
Vale notar que neste artigo foram esclarecidas apenas algumas dúvidas, outras podem ser esclarecidas através de contato.
Portanto, o eSocial é uma realidade para as empresas e pessoas físicas equiparadas a empregador, sendo o preenchimento correto essencial para evitar sanções fiscais.
Neste artigo tratou-se da importância de um correto preenchimento do eSocial, principalmente no que tange a informações sobre processos administrativos/judiciais.
E são estas informações que podem influenciar no cálculo dos tributos devidos pelo empregador, no adimplemento de obrigações principais e acessórias e na validação dos demais eventos do sistema.
